Abrechnung

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Abrechnung des Projekts

Antragsteller

a) deren Abrechnungen direkt vom DPJW in Potsdam oder Warschau bearbeitet werden

b) deren Abrechnungen eine Zentrallstelle bearbeitet, die mit dem OASE-Portal arbeitet

nutzen ab 2020  für die Antragsabrechnung sowie für die Zusendung jeglicher Dokumente ausschließlich das Onlineportal OASE.

 

Antragsteller, deren Zentralstelle nicht mit dem OASE-Portal arbeitet und keine Online-Antragsabrechnung anbietet, können die bisherigen Formulare verwenden, die sie unter Zum Download finden.

Abrechnungsunterlagen

Die Liste der notwendigen Abrechnungsunterlagen finden Sie jeweils in der Bewilligung.

In der Regel sind das jedoch folgende Unterlagen, die:

ein Teil der Onlineabrechnung sind, d.h.:

  • aussagekräftiger Sachbericht über den Projektverlauf
  • das durchgeführte Programm
  • Aufstellung aller nachweisbaren Ausgaben sowie detaillierte Aufstellung aller Einnahmen unter Angabe der jeweiligen Quelle

als eingescannte Dateien im OASE-Portal hochgeladen werden sollen:

  • Sammelliste der Projektteilnehmenden (s. unten: Teilnahmebestätigung am Projekt)
  • Rechnung(en) für die außerfamiliäre Unterkunft der Jugendlichen und/oder Betreuenden (falls zutreffend)
  • Quittung des Sprachmittlers/ der Sprachmittlerin über den Erhalt des Honorars oder der Vertrag mit Zahlungsbeleg (falls zutreffend)
  • Beleg(e) über die tatsächlichen Reisekosten zum/vom Ort des Projekts (falls zutreffend)
  • unterzeichnetes Dokument „Zusammenfassung der Abrechnungsdaten“ (Dieses Dokument erhalten Sie per E-Mail als PDF-Datei, nachdem Sie Ihr Projekt über das Online-Portal OASE abgerechnet haben.)
Unterlagen sammeln, aufbewahren und einreichen

Sammeln Sie alle Unterlagen (Teilnehmerlisten, Rechnungen und sonstige Belege) und bewahren Sie diese mindestens fünf Jahre (bis Ende des Kalenderjahres) auf. Wir haben in der Zeit das Recht, das gesamte Projekt zu überprüfen.

Reichen Sie mit der Abrechnung nur die Unterlagen als Scan ein, die wir explizit anfordern.

 

Teilnahmebestätigung am Projekt
  • Bitte beachten Sie, dass alle Projekteilnehmenden (bei Minderjährigen unter 16 Jahren ihre Erziehungsberechtigten) die „Teilnahmebestätigung“ ausfüllen und unterschreiben.
  • Auf Grundlage der ausgefüllten und unterschriebenen „Teilnahmebestätigungen“ erstellen die Projektorganisatoren eine „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ unter Angabe des Verwahrungsortes der originalen „Teilnahmebestätigung“.
  • Die polnischen und deutschen Betreuer bestätigen die Angaben in der „Sammelliste der Projektteilnehmenden“ durch ihre Unterschriften und fügen diese Liste den Abrechnungsunterlagen bei.
Frist für die Abrechnung

Ihre Unterlagen zur Abrechnung reichen Sie bitte über das Onlineportal OASE innerhalb von zwei Monaten nach Projektende ein – bei der Stelle, die Ihren Antrag bewilligt hat, also direkt im DPJW oder bei der für Sie zuständigen DPJW-Zentralstelle. Bitte beachten Sie, dass die Fristen der Zentralstellen von denen des DPJW abweichen können.

Abschließende Berechnung der Fördersumme

Wir prüfen Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und berechnen darauf aufbauend nochmals die gesamte Fördersumme – entsprechend der tatsächlichen Teilnehmerzahl, Programmdauer und den tatsächlichen Kosten. Bitte beachten Sie: In der Abrechnung können wir nicht Teilnehmer, Programmtage und Betreuer anerkennen, die Sie nicht im Vorfeld beantragt haben.

Schlusszahlung

Abzüglich des Vorschusses, den wir vor Projektbeginn überwiesen haben, erhalten Sie die restliche Fördersumme. Gegebenenfalls stellen wir eine Rückforderung.