Antrag ausfüllen

• Kontaktinformationen der Partner aus Deutschland und Polen (sowie ggf. des Drittlands).
• Informationen zur Begegnung: Zeitraum, Ort, Anzahl der Teilnehmenden aus Deutschland und Polen (sowie ggf. des Drittlands).
• Beschreibung des Projekts:
  • Welche Ziele möchten Sie bei der Durchführung des Projekts erreichen: Für Ihre Schule/Organisation? Für die Jugendlichen?
  • Welche Methoden und Mittel (z. B. spezielle Programmpunkte oder Arbeits­formen, Referentinnen/Referenten oder Medien) wollen Sie einsetzen, um die geplanten Ziele zu erreichen?
  • Wie werden die Jugendlichen an der Vorbereitung und Durchführung des Programms beteiligt?
• Programm der Begegnung nach Tagen und Uhrzeiten aufgeschlüsselt.
• Finanzierungsplan: voraussichtliche Gesamtkosten, Finanzierungsquellen sowie beantragte DPJW-Förderung.
• Bankverbindung und ggf. Nachweis der Rechtspersönlichkeit (gilt nicht für Schulen und Gebietskörperschaften).

Wenn Sie den Antrag bei einer deutschen Zentralstelle des DPJW stellen, sollte der Antrag auf Deutsch eingereicht werden. Wenn Ihr polnischer Partner zu diesem Antrag separat eine Förderung bei seiner zuständigen polnischen Zentralstelle beantragt, muss zudem eine polnisch­sprachige Projektbeschreibung bei dieser Zentralstelle eingereicht werden. Wenn der Antrag beider Partner vom DPJW (Büro Potsdam oder Warschau) bearbeitet wird, können Sie Anträge beliebig auf Deutsch oder Polnisch stellen.

Wer für die Bearbeitung Ihres Antrags zuständig ist, erfahren Sie im Punkt „Wer erhält den Antrag“.

• Die Antragstellung erfolgt ausschließlich über das OASE-Portal. Beim Einstieg hilft der folgende kurze Film.
• Das DPJW bewilligt dem Gastgeber einen Zuschuss zu den Programmkosten für beide Gruppen und dem Gast einen Zuschuss zu den Reisekosten der Gastgruppe. Unsere Zuschüsse für Ihr Projekt erhalten Sie in Form von Fördersätzen. Informationen zur Förderung von Teilnehmenden aus einem dritten Land finden Sie im Menüpunkt „Trilaterale Projekte“.
• Die Projektpartner sollten den Antrag gemeinsam einreichen (siehe unten).
• Innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags müssen die Unterschriften beider Partner (Bestätigung im Antrag) vorliegen (mehr dazu im Punkt „Bestätigung des Gastgebers und des Gastes im Antrag – Unterschriften im Antrag“). Gehen die Unter­schriften später ein, wird der Antrag aus formalen Gründen abgelehnt.

Gemeinsamer Antrag

Wir empfehlen, dass beide Partner einen gemeinsamen Antrag über das OASE-Portal einreichen (d. h. im selben Antrag sind die Kontaktdaten beider Partner und die Finanz­pläne sowohl des Gastgebers als auch des Gastes ausgefüllt). In diesem Fall sind die vorläufige OASE-Antragsnummer und das automatisch generierte Dokument „Zusam%shy;menfassung der Antragsdaten“ für beide Partner identisch.

Getrennte Anträge

Jeder Partner kann auch einen eigenen Antrag über das OASE-Portal einreichen. In diesem Fall füllt jeder Partner nur den eigenen Finanzplan aus und gibt ausschließlich die Kontaktdaten des Partners im anderen Land (ohne Finanzdaten) an. Wenn die Partner ihre Anträge getrennt und zu unter­schiedlichen Zeiten einreichen, erhält jeder eine unterschiedliche vorläufige OASE-Antragsnummer sowie jeweils ein unter­schied­liches, automatisch generiertes Dokument „Zusammenfassung der Antragsdaten“. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass jede-/r Antragstellende ihren bzw. seinen Antrag, der die beantragte Förderung und die Bankverbindung enthält, den Antrag des Partners unterschreibt.

HINWEIS: Reichen die Partner ihre Anträge getrennt und zu unterschiedlichen Zeiten ein, ist es möglich, dass eine Seite eine Förderung für das Projekt erhält, da der Antrag fristgerecht eingereicht wurde, während die andere Seite keine Förderung erhält, weil die Frist nicht eingehalten wurde oder die finanziellen Mittel erschöpft sind.

Anträge des schulischen Austauschs senden Sie in der Regel an das Förderreferat in Warschau, Anträge des außerschulischen Jugendaustauschs an das Förderreferat in Potsdam. Einige Anträge werden von den DPJW-Zentralstellen bearbeitet.

Informationen zur Aufteilung in die Bereiche schulischer und außerschulischer Aus­tausch finden Sie im Menüpunkt „Jugendbegegungen“. Um herauszufinden, wer für die Bearbeitung Ihres Antrags zuständig ist, nutzen Sie bitte den Zentralstellen-Finder.

Eine Zentralstelle ist eine Partnerinstitution, der das DPJW einen bestimmten Teil seines Gesamt­budgets zuweist, damit sie mit diesen finanziellen Mitteln DPJW-Anträge bearbeitet und bewilligt. Bestimmte Zentralstellen sind beispielsweise zuständig für Projekte in einem bestimmten Bundesland, kirchlicher Träger, von Schulen oder Pfadfinderverbänden.

Es gibt folgende Schritte in der Bearbeitung Ihres Antrags durch das DPJW:

• Das DPJW prüft den Antrag auf Vollständigkeit. Eventuell werden fehlende Unterlagen von Ihnen nachgefordert.
• Sie erhalten vom DPJW die Bewilligung mit der Information über die Fördersumme, die Ihnen gemäß Ihren Angaben zusteht. Die Bewilligung enthält außerdem eine Checkliste für die Abrechnung. Bitte beachten Sie: Der Bewilligungsbescheid wird für Sie zum Abruf im OASE-Portal bereitgestellt. Der Zugriff ist ausschließlich über einen Link möglich, den Sie per Mail vom DPJW erhalten.

Auch hier gilt: Unter Umständen kann das Vorgehen der Zentralstellen abweichen. Erkundigen Sie sich bitte direkt bei der für Sie zuständigen Zentralstelle.

Im Antrag oder in den Anträgen müssen Bestätigungen beider Partner (Seite 2 im Antrag) eingereicht werden. Unterschreiben dürfen nur Personen, die von der Orga­nisation/Schule/Stiftung rechtlich dazu befugt sind.

Wenn die Anträge getrennt eingereicht werden (die Finanzseite des Gastes und des Gastgebers ist in zwei separaten Dokumenten mit unterschiedlichen vorläufigen OASE-Antragsnummern ausgefüllt), muss jede Partei ihren eigenen Antrag und den Antrag des Partners unterschreiben. Wenn Sie nur unter dem Antrag des Partners und nicht unter Ihrem eigenen Antrag unterschreiben, wird die Förderung für Ihren Antrag nicht gewährt, da Sie mit Ihrer Unterschrift nicht die Übereinstimmung der in Ihrem Antrag enthaltenen Daten und Finanzinformationen bestätigen.

Bevor Sie unterschreiben, stellen Sie sicher, dass die im Antrag angegebene Konto­nummer, auf die der Vorschuss überwiesen werden soll, korrekt ist.

Soweit in der Bewilligung angegeben, überweisen wir etwa vier Wochen vor Projekt­beginn einen Vorschuss. Voraussetzung ist, dass Sie der Bewilligung zuvor im Onlineportal OASE zustimmen (Rechtsmittelverzicht). Den Restbetrag erhalten Sie nach der Durchführung und auf der Grundlage der Abrechnung Ihres Projektes. Darüber informiert Sie das DPJW im endgültigen Förderbescheid (Festsetzung).

Die Projektpartner sind verpflichtet, wesentliche Änderungen bei einem Projekt vor dessen Durchführung schriftlich mitzuteilen. Dadurch kann das DPJW prüfen, ob das Projekt nach wie vor förderfähig ist und inwiefern die Änderungen Einfluss auf die Höhe der Förderung haben.

Wichtige Informationen sind z. B.:

• eine deutliche Veränderung der Altersstruktur oder des Zahlenverhältnisses der Teilnehmenden;
• ein neuer Termin und/oder Ort für den Austausch;
• deutliche Änderungen am Programm;
• die Verkürzung/Verlängerung bzw. Absage einer Begegnung.

Sie dürfen den geplanten Termin des Projekts ändern, auch wenn Sie die Bewilligung bereits erhalten haben. Das Projekt muss aber im selben Kalenderjahr stattfinden.

Bei Verschiebung Ihres Projekts informieren Sie bitte umgehend das DPJW bzw. die für Sie zuständige Zentralstelle.

Für Projektteilnehmende, Lehrkräfte und Eltern bietet das DPJW unterschiedliche Dokument­vorlagen rund um den Austausch an (Bescheinigungen für Projekt­teilnehmende und Lehrkräfte, Informationen mit Einverständniserklärung sowie Dankes­schreiben für Eltern). Die Vorlagen finden Sie im Downloadbereich.

Bei den Vorlagen handelt es sich um beschreibbare pdf-Dokumente. Es empfiehlt sich, die Dokumente herunterzuladen und mit dem Acrobat Reader zu öffnen.

Bei Fragen und Anmerkungen zur Nutzung der Dokumente, wenden Sie sich bitte per E‑Mail an Jarosław Brodowski (jaroslaw.brodowski@pnwm.org).