Abrechnung

Die Liste der notwendigen Abrechnungsunterlagen finden Sie in Ihrer Bewilligung.

In der Regel handelt es sich um folgende Unterlagen:

Dokumente als Teil der OASE-Abrechnung

• aussagekräftiger Sachbericht über den Projektverlauf;
• durchgeführtes Programm;
• Aufstellung aller nachweisbaren Ausgaben sowie detaillierte Aufstellung aller Einnahmen unter Angabe der jeweiligen Quelle (Eigenmittel, Teilnehmendenbeiträge, Drittmittel sowie erwartete DPJW-Förderung).

Eingescannte Dateien im OASE-Portal hochgeladen werden müssen

• Sammelliste der Projektteilnehmenden (siehe den Punkt „Individuelle Teilnahme­bestätigungen und Sammelliste der Projektteilnehmenden“);
• Rechnung(-en) für die außerfamiliäre Unterkunft der Jugendlichen und/oder Betreuer/
  -innen (falls zutreffend);
• Quittung der Sprachmittlerin/ des Sprachmittlers über den Erhalt des Honorars oder der entsprechende Vertrag mit Zahlungsbeleg (falls zutreffend);
• Beleg(-e) über die tatsächlichen Reisekosten zum/vom Ort des Projekts (falls zutref­fend);
• unterzeichnetes Dokument „Zusammenfassung der Abrechnungsdaten“.
  (Dieses Dokument erhalten Sie per E-Mail als PDF-Datei, nachdem Sie Ihr Projekt über das Online-Portal OASE abgerechnet haben.)

Sammeln Sie alle Unterlagen (individuelle Teilnahmebestätigungen, Sammellisten der Projektteilnehmenden, Rechnungen und sonstige Belege) und bewahren Sie diese mindestens fünf Jahre (bis Ende des Kalenderjahres) auf. Wir haben in der Zeit das Recht, das gesamte Projekt zu überprüfen.

Reichen Sie mit der Abrechnung nur die Unterlagen als Scan ein, die wir explizit anfordern.

• Bitte beachten Sie, dass alle Projekteilnehmenden (auch Betreuer/-innen und Sprachmittler/-innen) die „Teilnahmebestätigung“ ausfüllen und unterschreiben (bei Minderjährigen unter 18 Jahren ist die Unterschrift der Erziehungsberechtigten erforderlich).
• Auf Grundlage der ausgefüllten und unterschriebenen „Teilnahme­bestätigungen“ erstellen die Projekt­verantwortlichen eine „Sammelliste der Projekt­teilnehmenden“ unter Angabe des Verwahrungs­ortes der originalen „Teilnahmebestätigungen“.
• Die polnischen und deutschen Betreuer/-innen bestätigen die Angaben in der „Sammel­liste der Projekt­teilnehmenden“ durch ihre Unterschriften und fügen diese Liste den Abrechnungs­unterlagen bei.
• Die endgültige Höhe der Förderung wird anhand der Sammellisten berechnet. Wir bitten Sie, die Formulare des DPJW zu benutzen und darauf zu achten, dass sie sorgfältig und vollständig ausgefüllt werden. Unabdingbar sind die Angaben zum Alter der Teil­nehmen­den und zu den Tagen, die eine Person am Projekt teilgenommen hat (z. B. verkürzte Anwesenheit infolge von Krankheit oder verspäteter Anreise/ früherer Abreise).
• Die Sammellisten vereinfachen den Verwendungsnachweis, da Sie in der Regel nicht die vollständigen Belege vorlegen müssen. Die Aufbewahrungsfrist für die Abrechnungs­unterlagen einschließlich der Sammellisten beträgt fünf Jahre und entspricht dem in den DPJW-Richtlinien formulierten Prüfungsrecht. Bitte beachten Sie, dass das Fälschen der Sammellisten zum Entzug der Förderung führt und strafrecht­liche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Bei der Abrechnung des Projekts prüfen wir Ihre Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und berechnen darauf aufbauend nochmals die gesamte Fördersumme – entsprechend der tatsächlichen Teilnehmendenzahl, der Programmdauer und den tatsächlichen Kosten.

WICHTIG: In der Abrechnung können wir Teilnehmende, Programmtage und Betreuer/‑innen, die im Vorfeld nicht beantragt wurden, nicht anerkennen.

Abzüglich des Vorschusses, den wir vor Projektbeginn überwiesen haben, erhalten Sie die restliche Fördersumme. Gegebenenfalls stellen wir eine Rückforderung.

Antragstellende, deren Projekt vom DPJW gefördert wurde, sind verpflichtet, auf diese Förderung hinzuweisen, und zwar überall, wo über das Projekt berichtet wird: auf Internetseiten, in den sozialen Medien, in Informationsmaterialien, Publikationen usw. Bitte benutzen Sie das DPJW-Logo mit dem Schriftzug „Gefördert durch Deutsch-Polnisches Jugendwerk“. Die entsprechenden Dateien finden Sie im Downloadbereich.

Mehr zu den allgemeinen Regeln zur Bewerbung von Projekten, die vom DPJW gefördert wurden, finden Sie hier.

Gemäß der „Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personen­bezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)“ muss jede Person, die personenbezogene Daten außer zur Ausübung persönlicher Tätigkeiten verarbeitet, eine Reihe von Grundsätzen und Verpflichtungen beachten. Dies gilt z. B., wenn personenbezogene Daten erfasst oder an Dritte übermittelt werden. Dazu zählen u. a. folgende Grundsätze:

• „Personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen eine angemessene Sicherheit der Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung.
• Personenbezogene Daten müssen auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verar­bei­tet werden. Gemäß dem Grundsatz der Richtigkeit müssen personenbezogene Daten sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein. Personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, müssen unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden. Personenbezogene Daten müs­sen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten nicht in einer Weise verarbeitet werden, die mit den Zwecken, für die sie erhoben wurden, nicht vereinbar ist.“